Ziekenhuizen leggen jaarlijks zeer uitgebreid verantwoording af over de kwaliteit van de geleverde zorg. Dit levert vooral een enorme registratielast op en wordt door zorgverleners vaak als weinig relevant ervaren. Alle betrokkenen in de zorg zijn het eens over de noodzaak van kwaliteitsmetingen en het afleggen van verantwoording hierover, maar vinden dat dit op een meer zinvolle wijze moet worden ingevuld. Het Radboudumc ontwikkelde daarom ZIRE (Zinvolle Registratie).
Een andere manier van verantwoording
De roep om minder administratieve lasten en een andere manier van verantwoording in de zorg neemt alsmaar toe. In 2019 pleitte de Raad voor Volksgezondheid en Samenleving (RVS) ervoor dat zorgverleners moeten kunnen bepalen wat zinvolle verantwoordingsinformatie is en niet de partijen die om verantwoording vragen. Ondanks landelijke ontregelprogramma’s is het in de afgelopen jaren niet gelukt om de administratieve lasten voor zorgverleners terug te dringen. De ervaren last is onveranderd gebleven en in een aantal sectoren zelfs verder toegenomen.
Met ZIRE laat het Radboudumc zien dat met goed leiderschap, doorzettingsvermogen en samenwerking met alle partijen (patiënten, zorgverleners, beleidsmakers, verzekeraars, overheid) vermindering van registratielast mogelijk is.
Eigenaarschap van kwaliteit
Bij ZIRE wordt het eigenaarschap van kwaliteit volledig teruggegeven aan de zorgverleners op de werkvloer. Zij werken met een zelf geformuleerde kernset van kwaliteitsindicatoren, zie ook dit artikel. Overige kwaliteitsindicatoren en -registraties worden losgelaten. De kernset bevat indicatoren die door verpleegkundigen en artsen zijn geselecteerd, omdat ze van toegevoegde waarde zijn voor patiënten en daadwerkelijk gebruikt worden voor kwaliteitsverbetering.
Verkorting registratietijd
Van 2018 tot 2020 is het op de Intensive Care (IC) afdeling van het Radboudumc gelukt om de registratietijd met een half uur te reduceren per zorgverlener per dienst. Vanaf 2021 is het project uitgebreid naar zeven regioziekenhuizen met hetzelfde resultaat.
De aanpak bij de verschillende ziekenhuizen was verschillend. Er werd gekeken welke aanpak het beste resultaat geeft en er is geleerd van elkaar. Zo zijn in het Radboudumc alle kwaliteitsnormen tegelijk vervangen door een kernset van indicatoren die vanuit en samen met de medewerkers is samengesteld. Bij andere ziekenhuizen is gekozen voor een andere en soms meer geleidelijke aanpak. Bij Radboudumc is ZIRE nu op de IC al geheel afgerond en succesvol geïmplementeerd.
Het roer om
De IC-afdelingen hebben onder de vlag van ZIRE het roer omgegooid. Verpleegkundigen en artsen werken op een nieuwe, andere, manier aan kwaliteit van zorg:
- De kwaliteit wordt continu verbeterd op basis van een kernset van zinvolle indicatoren
- De registratielast is verminderd door het loslaten van vele kwaliteitsregistraties
- Leren en verbeteren vindt in regioverband plaats
- Er wordt brede maatschappelijke verantwoording afgelegd aan patiënten, bestuurders, toezichthouders en verzekeraars.
Daadwerkelijke impact op de werkvloer
ZIRE heeft de registratietijd voor IC-professionals gehalveerd tot 30 minuten per dienst. Zorgverleners ervaren meer betrokkenheid en nemen meer eigenaarschap voor het kwaliteitsproces. De reductie van registratielast heeft niet geleid tot verminderde kwaliteit van zorg. Welk effect ZIRE heeft op het werkplezier is niet aangetoond, wellicht dat dat op de langere termijn nog naar voren komt.
Vertrouwen, doorzettingsvermogen en draagvlak
Radboudumc merkte dat je voor een succesvol verandertraject rekening moet houden met een aantal dingen:
- Het verminderen van de registratielast begint met het bepalen van wat zinvol is om te registreren. Met een kernset van indicatoren kun je het vertrouwen van stakeholders winnen en ben je transparant over hoe je continu leert en verbetert.
- Doorbreek routines en controledrang. Dit vraagt om lef en doorzettingsvermogen.
- Creëer bestuurlijk draagvlak en zorg voor daadkrachtig leiderschap en continue aandacht en tijd voor de benodigde cultuuromslag.
- Kopieer niet de set indicatoren die het Radboud heeft gekozen maar zoek in een eigen project naar de set indicatoren die passend zijn in de eigen organisatie en context.
Benodigde cultuuromslag
Om een verandertraject succesvol te maken is ook een cultuuromslag nodig. Radboudumc merkte dat het loslaten van registraties en routines niet vanzelf gaat. Dit heeft tijd nodig. Ook het vertrouwen krijgen in elkaar, als zorgverleners onderling. Als er bij een kwaliteitsindicator niets is ingevuld, mag je erop vertrouwen dat je collega van de dienst ervoor alle controles heeft uitgevoerd en er geen bijzonderheden zijn.
Het verschil maken
Bij het Radboudumc IC waren een aantal elementen cruciaal om de benodigde veranderingen zichtbaar en voelbaar te maken in het primair proces: leiderschap, lef, bestuurlijk draagvlak, doorzettingsvermogen en continu aandacht voor de cultuuromslag. Daarnaast is samenwerking met alle partijen en stakeholders essentieel. Denk daarbij aan patiënten, verzekeraars, IGJ.
Meer weten?
- Medisch contact: Registratielast: laat de teugels vieren
- Medisch contact: Minder registreren vraagt om lef en vertrouwen
- Podcast NFU: Minder meten, meer leren en verbeteren
- VvAA Filmpje: ZIRE (Zinvolle Registratie) op de IC van het Radboudumc
- NFU: Hans van der Hoeven: “De kwaliteit van zorg op de IC is absoluut toegenomen”