In Zuidoost-Brabant delen twaalf VVT-organisaties één regionaal vraag- en aanbodmodel voor zorg en wonen. Via de op maat gemaakte software van Efficy worden de wachtlijsten regionaal gecoördineerd, en is er altijd overzicht. Zo wordt het beschikbare zorgaanbod ingezet voor de mensen die dat het hardst nodig hebben. De VVT-organisaties vullen elkaar aan, besparen veel tijd en zien hun wachtlijsten afnemen. Een krachtig voorbeeld van regionale samenwerking, anders werken en ‘de juiste zorg op de juiste plek’.
Wachtlijsten beter en samen aanpakken
Al in 2020 zaten acht VVT-organisaties in Zuidoost-Brabant met elkaar om tafel. Zij wilden een systeem opzetten dat kwetsbare ouderen zo snel mogelijk de juiste zorg en woonplek zou bieden. De verschillende zorgorganisaties werkten op dat moment nog met wachtlijsten in Excel en overzichten die handmatig bijgehouden werden. Deze manier van werken was niet alleen inefficiënt, maar maakte het ook lastig om inzicht te krijgen in aantallen, wachttijden en voorkeursplekken. Er ging veel tijd verloren aan rondbellen en mailen. Soms werden zorgvragen zelfs dubbel opgepakt, omdat ouderen op meerdere plekken ingeschreven stonden. Met als gevolg dat de wachtlijsten alleen maar groeiden.
De coronacrisis die kort daarna begon bewees dat zo’n samenwerking niet alleen mogelijk, maar ook enorm kansrijk was. De zorgorganisaties wilden deze verbinding ook buiten crisistijd volhouden, en gebruiken om het wachtlijstbeheer efficiënter in te richten.
Systeem op maat
Het CRM-systeem Efficy bood de uitkomst. Dit systeem is in opdracht van de zorgorganisaties op maat ingericht als wachtlijstbeheersysteem. Het geeft in één oogopslag een totaaloverzicht van vraag en aanbod in de regio. De informatie wordt realtime bijgehouden: men kan dus op elk moment zien welke ouderen in de regio op een plek wachten, en welke zorgaanbieder een kamer of woning beschikbaar heeft. Persoonsgegevens en andere gevoelige informatie worden goed beveiligd, en zijn alleen inzichtelijk voor mensen die dat vanwege hun functie mogen.
Een belangrijk onderdeel van de samenwerking is dat er niet gekozen is voor centrale toewijzing. De zorgaanbieders houden zelf de regie over de zorgvragen en de toewijzing van het woon-/zorgaanbod. Het systeem geeft overzicht en zorgt voor samenwerking, maar de organisaties blijven zelf verantwoordelijk voor de vervolgacties.
Na het ontwikkelen van het systeem hebben nog vier zorgpartijen zich aangesloten, waardoor nu twaalf zorgaanbieders samenwerken binnen dit unieke regionale vraag- en aanbodmodel.
Impact en toekomst
Het samenwerken via Efficy heeft veel positieve gevolgen, die overzichtelijk zijn weergegeven in de factsheet ‘Grip op wachtlijsten via Efficy’. Vooral de impact op de werkdruk is groot: met hetzelfde aantal fte worden nu vier keer zoveel wachtlijsten onderhouden. Ook scheelt het gezamenlijke systeem veel telefoontjes.
De opbrengsten van deze werkwijze zijn ook niet alleen op het gebied van efficiënt werken: de zorg wordt er ook echt beter van. Zorgaanbieders pakken ingewikkelde vraagstukken samen op, en mensen kunnen slimmer, sneller en gerichter geholpen worden.
Het werken met Efficy levert ook waardevolle data op over ontwikkelingen en trends. Zo kan er goed en snel worden ingespeeld op actuele zaken. De zorgaanbieders kunnen bijvoorbeeld preventief ondersteuning bieden aan mensen die nog thuis wonen, waardoor ze langer comfortabel en veilig in de eigen omgeving kunnen verblijven. Zo kunnen ze de zorgvraag afremmen, ombuigen en soms zelfs afbuigen. Momenteel wordt onderzocht hoe deze managementinformatie nog beter kan worden gebruikt. Bijvoorbeeld door data te analyseren, te borgen en beschikbaar te stellen aan organisaties. Ook andere regio’s hebben interesse getoond in de aanpak, en in Nijmegen en Zeeland is er al gestart met het inzetten van een soortgelijk systeem.
Innovatief
Niet alleen het ontwikkelde systeem, maar ook de omvang van deze samenwerking is uniek in Nederland. Voor het opzetten van deze nieuwe werkwijze was het einddoel van het zo goed mogelijk benutten van de gezamenlijke capaciteit leidend. Ook bestuurlijk commitment was essentieel. Het project werd ondersteund met een goede opzet en beheerstructuur. Er zijn handleidingen en opleidingsmateriaal ontwikkeld zodat het project goed geborgd wordt. Als belangrijke tip voor andere veranderaars geven de zorgorganisaties mee dat een soortgelijk project een verandertraject is, en geen simpele ICT-oplossing. Het betekent een nieuwe manier van werken, waarin het belangrijk is gebruikers goed mee te nemen in het proces.
Deze brede samenwerking betekent dat er heel veel neuzen dezelfde kant op staan, veel afstemming is en over de grenzen van de eigen organisatie heen wordt gekeken. Dit alles zorgt ervoor dat ouderen in Zuidoost-Brabant zo snel mogelijk de best passende zorg en woning krijgen. Deze twaalf samenwerkende organisaties bewijzen dat anders werken in de zorg écht mogelijk is, en goed is voor zowel de zorgverleners als de zorgvragers.
Meer lezen?
- Factsheet: ‘Grip op wachtlijsten via Efficy’
- VGZ: Regionale samenwerking wachtlijstbeheer
- VVT Zuidoost Brabant blog: Regionale samenwerking vraag en aanbod – Efficy