Een van de gevolgen van het oplopende tekort aan zorgpersoneel is dat er minder begeleiding beschikbaar is voor nieuwe MBO en HBO studenten. Toch blijft het voor organisaties cruciaal om nieuwe collega’s te blijven opleiden. Envida vindt dat het tijd is voor een gedegen, kwalitatief hoogwaardige begeleidingsmethodiek, zonder overbodige administratie voor werkbegeleiders, in goede samenwerking met de onderwijsinstituten. Oftewel: het inzetten van praktijkleerversterkers, een innovatieve aanpak om de praktijk- en werkbegeleiding structureel te verbeteren.
Huidige en gewenste situatie in kaart brengen
Envida deed een uitgebreide analyse naar het probleem. Ze onderzochten uitstroom, vroegtijdige uitval en de werkdrukbeleving van werkbegeleiders en praktijkbegeleiders. Bij de analyse is gebruik gemaakt van de maturiteitsindex praktijk- en werkbegeleiding. Door middel van een praktijkleerversterkersscan zijn de huidige en gewenste situatie in kaart gebracht. Op basis daarvan is de ambitie bepaald om te starten met de implementatie van het nieuwe model praktijkbegeleiding. En zo lag er een nieuwe praktijkbegeleiding met een mix aan oplossingen, op maat gemaakt voor Envida. Ook noemenswaardig: in het nieuwe model is aandacht voor het vermijden van overbodige administratie, ontregelen dus. De belangrijkste oplossingen zijn eerst via drie pilotafdelingen getest in de praktijk. Hierbij is voornamelijk gekeken naar taakduidelijkheid, tools en kick-off team, teamprofiel en de begeleiding van werkbegeleiders.
Van onderwijs- naar praktijkgestuurd: model praktijkbegeleiding op maat
Uit de analyse is onweerlegbaar gebleken dat de praktijk- en werkbegeleiding in de VVT onderwijsgestuurd is. De opleiding bepaalt dus wat er in de praktijk te leren en te toetsen is. Dit heeft tot gevolg dat werk- en praktijkbegeleiders meer dan 50% van hun tijd bezig zijn met het begeleiden van studenten rondom toetsing in de praktijk en het maken van opdrachten, reflectieverslagen en andere zaken die vanuit het onderwijs aan de studenten zijn gevraagd. Opvallend hierbij is de afwezigheid van docenten in de zorgpraktijk – enkele uitzonderingen daargelaten.
Envida maakte praktijk- en werkbegeleiding praktijkgestuurd. Het idee daarachter is dat de zorgpraktijk leidend moet zijn voor wat er wel of niet te leren valt. Op die manier is de omgeving aantrekkelijker voor werk- en praktijkbegeleiders, docenten én studenten. Als beroepsonderwijs en zorgorganisaties nauw samenwerken en dit realiseren, draagt dat bij aan het behouden van studenten bij de zorgopleidingen, wat op termijn weer bijdraagt aan het oplossen van het personeelstekort in de zorg.
Praktijkleerversterkers en de doelen van deze aanpak
De inzet van praktijkleerversterkers zorgt voor arbeidsbesparingen en ontregelt:
- De (centrale) onboarding van studenten verloopt sneller en effectiever.
- Het levert een arbeidsbesparing op voor praktijk- en werkbegeleiders door nieuwe en duidelijk afgestemde rollen en taken, vermindering van de druk door het onderwijs in de zorgpraktijk en de beschikbaarheid van innovatieve tools en instructiematerialen voor studenten;
- Het levert een arbeidsbesparing op voor werkbegeleiders door het sterk verminderen van schoolopdrachten en examenmomenten;
- Meer werkbegeleiders opleiden (en toerusten op de begeleiding van studenten);
Samen kom je verder
Na een half jaar heeft Envida ervoor gekozen om in de regio te gaan samenwerken met zes andere organisaties en het ROC en later is ook de Hogeschool aangehaakt. Er is een gezamenlijke aanpak gekozen, maar per organisatie is er voor maatwerk gezorgd. Bijvoorbeeld door met kleine implementatieteams te werken met een vertegenwoordiging van praktijkleerbegeleiders, leidinggevenden en werkbegeleiders. Door de samenwerking kan er nog meer en nog sneller impact worden gemaakt.
Voor de implementatie is gebruik gemaakt van diverse methoden en tools. Denk hierbij aan het ADKAR-project-en verandermodel en meetmodel LTEM van Will Thalheimer. Ook is er vanaf de start samengewerkt met een expertbureau op het gebied van leren en ontwikkelen: Tulser.
Innovatieve tools om de begeleiding van studenten te versterken
De kern van de begeleiding van studenten valt en staat met de werkbegeleiding in de zorgpraktijk. Daar moet het gebeuren en het is algemeen bekend dat de werkdruk in de zorg (ook in de VVT) erg hoog is. Mede door de hoge werkdruk én de ambitie om de kwaliteit van het praktijkonderwijs te verhogen, is een keuze gemaakt om de studentreis sterk te vereenvoudigen. En deze te versterken met een groot aantal innovatieve tools zoals:
- Onboarding in het team.
- Eenvoudige manieren van beoordeling (360 graden feedback – vermindering administratieve last)
- Pre-practice training op basis van tientallen evidence-informed learning experiences
AI in de nabije toekomst
Praktijk- en werkbegeleiding kan in de nabije toekomst waarschijnlijk al worden versterkt met een persoonlijke AI-assistent voor studenten, praktijk- en werkbegeleiders. Op dit moment is een AI-gedreven persoonlijke assistent in ontwikkeling, die een belangrijke bijdrage levert aan het verminderen van de werkdruk. Er hoeft dan bijvoorbeeld niet meer te worden gezocht naar informatie. De assistent is als een persoonlijke coach voor studenten, werk- en praktijkbegeleiders en kan ondersteunen bij moeilijke situaties in de zorg en of de begeleiding. Hij is als een universele docent die op termijn ook gepersonaliseerde leerpaden voor alle doelgroepen kan uitzetten.
Impact op de werkvloer
Het succes blijkt ook uit resultaatmetingen van Envida in 2023:
- Al tijdens de implementatiefase scoren studenten en praktijkleerbegeleiders een 8,1 en werkbegeleiders en teamleiders een 7,1.
- Er is een verbetering van 9% te zien in het aantal studenten dat na 6 maanden studeren nog werkzaam is bij Envida: 81% ten opzichte van 72% in 2022.
- Het aantal onderwijsopdrachten is gereduceerd met 80%. Dit levert een behoorlijke arbeidsbesparing op voor de werkbegeleider. Hoeveel precies moet nog worden gemeten, maar de verwachting is dat de tijdsbesparing minimaal 50% is. Deze tijd besteden de werkbegeleiders nu aan de daadwerkelijke begeleiding van de student in het werk.
- De werkdruk voor werkbegeleiders is aanwijsbaar afgenomen. Het is moeilijk om precies het aantal administratieve uren in kaart te brengen, maar het aantal formele gespreksmomenten (van de werkplek af) is gereduceerd van 5 (en in sommige organisaties zelfs nog veel meer) naar 3 gesprekken door aanpassing in de processen. Dit betekent dat de vrijgekomen uren aan de begeleiding tijdens het werk besteed kunnen worden en de reflectie/evaluatie ook daar plaatsvindt. In uren betekent dit bij 300 studenten 600 uur meer beschikbaar voor begeleiding op het werk.
- Studenten zijn beter voorbereid op de praktijk**
- Er wordt (nu) met 6 andere organisaties en ROC samengewerkt in de regio op dit gebied en er is potentie voor meer. De ontwikkeling van de leeroplossingen is evidence-informed (gebaseerd op het 4C/ID model). Het is gericht op zowel de kwaliteit van de zorg en het praktijkonderwijs als de verbetering van de efficiëntie en de effectiviteit. Dit leidt tot een meetbare impact.
**gerapporteerd door studenten, mentoren en werkbegeleiders
Totstandkoming van resultaten
Alleen een totale systeem-aanpak werkt als je wilt komen tot een verandering. En dat betekent dat niet alleen Envida een beweging in gang moet zetten, maar ook het ROC. Dat is gelukt en de beweging gaat nu zelfs verder in de regio. Wat er voorafging aan het verminderen van de begeleidingscapaciteit:
- Er is een tool ontwikkeld waar zowel de begeleiders als de studenten mee kunnen werken. Hierin is het begeleidingsproces gestandaardiseerd en iedereen kan 24 x 7 inloggen. Alle ballast is eruit gehaald.
- Er is een app ter ondersteuning van het leerproces van leerlingen. Denk aan gestandaardiseerde taakondersteuning (digitaal), teamondersteuning (minder inwerken), formats en een uniforme manier van leren en begeleiden bij Envida (de kant van het werk) én ROC .
- Versterken van de eigen regie van studenten (mede door die ondersteuning|) zodat ze veel zelfstandiger werken en leren en eerder inzetbaar zijn (de kant van de student).
- De samenwerking met het ROC is essentieel om het project met de praktijkleerversterkers te laten slagen. De implementatie is zeer compleet en doordacht tot aan de laatste fase. Toen de begeleidingscapaciteit onder druk kwam te staan door een tekort aan zorgpersoneel, zijn er goede en constructieve gesprekken gevoerd met het ROC en hierdoor zijn de opdrachten van het ROC verminderd. Ook in het onderwijs zijn er dus processen ontregeld.
- Reductie van de tijd voor examens. Er wordt gewerkt met een centrale examengroep en het aantal examens is gereduceerd van 10 naar 4. Dit is een tijdbesparing van 6 uur per student, dat betekent bij 300 studenten 1800 uur van werkbegeleiders met een examineringsrol.
- De duidelijkheid en uniforme werkwijze leidt tot ontlasting van begeleiders maar ook management. Er zijn nu heldere verwachtingen van rollen, minder afstemmingstijd en meer werkplezier.
- Meten van resultaten is beter mogelijk.
- Alle lagen van de organisatie zijn erbij betrokken waardoor vertrouwen in praktijkbegeleiding met lagere inzet is gerealiseerd.
Leer- en ontwikkelpunten
Een duurzame verandering met resultaten op verschillende niveaus (organisatie, processen, professionals) kost tijd, zo ervaarde Envida. De weg ernaartoe is niet altijd rechtlijnig en gemakkelijk, maar het loont om vol te houden. Andere leer- en ontwikkelpunten:
- Samenwerken in de regio. Samen sta je sterk, het is efficiënt en effectief. Maar houdt daarbij zeker ook oog voor de eigenheid van iedere organisatie en bied maatwerk in de implementatieaanpak.
- Meten is weten. Deel de gemeten resultaten zowel intern als extern en blijf ‘het waarom’ steeds opnieuw benoemen in lange implementatietrajecten zoals deze. Commitment van meerdere jaren is nodig om deze verandering gericht op zowel structuur als cultuur, mogelijk te kunnen maken.
- Examineren wordt sterk verbeterd. Daarvoor loopt nu een pilot. Het is de bedoeling dat er minder inzet nodig is op examinering, maar dat er meer continuïteit komt.
- Het meten van de kwaliteit is een uitdaging. Wat Envida wel heeft gemeten is dat alle werkbegeleiders eenduidig werken volgens dezelfde standaarden en met behulp van uitgewerkte instructies. Zo hangt het niet af van een individuele werkbegeleider die wel of niet goed kan uitleggen of de student de taak goed toepast in de praktijk. De komende 2 jaar staat op de agenda als verbeterpunt om de kwalitatieve metingen te optimaliseren.
Meer weten?
- Envida: Filmpje over Praktijkbegeleiders