In de snel veranderende zorgsector is efficiëntie van cruciaal belang om de beste zorg te kunnen bieden aan patiënten. Twee grote thuiszorgorganisaties in de regio Rotterdam, Aafje en Laurens, spelen in op de toename van ziekenhuisverplaatste zorg door het samenvoegen van hun verpleegkundige technische teams. Dit initiatief laat zien hoe deze samenwerking bijdraagt aan de optimale inzet van personeel, efficiëntere en kwalitatief betere zorgverlening, betere ondersteuning voor patiënten én kostenbesparing in de regio Rotterdam.
Inefficiëntie in huidige zorgmodellen
Zowel Aafje als Laurens hebben gespecialiseerde verpleegkundige technische teams in hun thuiszorg bedrijfsonderdelen. Met respectievelijk 11 en 9 fte opereren deze teams met gedeelde doelstellingen in veelal dezelfde wijken. Dat leidt tot onnodige overlap en inefficiëntie, concurrentie, hogere kosten, verspilling van middelen en verwarring bij ziekenhuizen en patiënten over naar welke organisatie ze moeten verwijzen.
Samenvoeging van VTT-teams
De samenwerking is ontstaan uit de behoefte om deze inefficiënties aan te pakken. Door de VTT-teams van Aafje en Laurens samen te voegen, wordt een krachtig, efficiënt team gevormd dat beter in staat is om ziekenhuisverplaatste zorg te leveren. Dit initiatief richt zich op het optimaliseren van personeelsinzet, het verminderen van reistijden, en het delen van middelen en expertise.
Implementatie van het initiatief
De implementatie van VTT Rijnmond begon met het commitment op bestuurlijk niveau op het samenvoegen van de teams, met ondersteuning van branchevereniging Conforte. Daarna is een gedetailleerd projectplan opgesteld in samenwerking met beide organisaties en nauwe betrokkenheid van de verpleegkundigen die input konden leveren middels werkgroepen.
Het project werd in drie fasen uitgevoerd:
1. Strategische fase: In deze fase werden de doelstellingen van de samenvoeging gedefinieerd en bekeken hoe externe stakeholders, zoals ziekenhuizen en zorgverzekeraars, betrokken konden worden bij het project. Het doel was om brede steun te krijgen voor het initiatief en een duidelijk beeld te schetsen van de voordelen van een gezamenlijk VTT.
2. Tactische/operationele fase: Deze fase richtte zich op de interne samenvoeging van de teams. Een projectleider coördineerde de inspanningen, waarbij werkprocessen werden samengevoegd en herschreven. Daarnaast werd een nieuwe manager aangesteld om de overgang te begeleiden en ervoor te zorgen dat de integratie soepel verliep.
3. Realisatie fase: Vanaf oktober 2023 is de overgang gemaakt van projectfase naar realisatie van samenvoeging. Daarbij werd ook het management goed ingericht om voortgang in het samenvoegen te houden.
Impact op de arbeidsmarkt
Teams samenvoegen is efficiënt omdat de inzet van personeel wordt geoptimaliseerd. Dit betekent minder reistijd voor verpleegkundigen en meer tijd voor directe zorgverlening aan patiënten, waardoor het team meer cliënten kan aannemen als voorheen. De gezamenlijke inkoop van materialen en gedeelde opleidingskosten zorgen daarnaast voor aanzienlijke kostenbesparingen. Het samenvoegen van de specialistische technische teams heeft daarnaast een uitbreiding van loopbaanpaden én stage- en opleidingsplekken binnen de thuiszorg tot gevolg. En het samengevoegde team kan, doordat het nu groter is, beter omgaan met de arbeidskrapte.
Werken in het VTT Rijnmond betekent meer solistisch werken dan in andere teams. De verantwoordelijkheden zijn ook duidelijk anders. Daarom is de keuze gemaakt om alleen ervaren verpleegkundigen in deze rol te laten werken. Voor de doelgroep is het een verdieping van werk door de verbinding met het ziekenhuis.
Gesprekspartner van ziekenhuizen en zorgverzekeraars
Een geïntegreerd VTT-team biedt een duidelijk aanspreekpunt voor ziekenhuizen, waardoor de coördinatie en doorverwijzing van patiënten soepeler verloopt. Ziekenhuizen in de regio Rijnmond zien het technisch team als dé samenwerkingspartner op het gebied van ziekenhuisverplaatste zorg, vanwege het hoge opleidingsniveau en de diversiteit aan specialisaties van de verpleegkundigen. Alle klanten die hoog specialistische zorg nodig hebben, worden daarom doorverwezen naar het VTT-team Regio Rijnmond.
Een grotere, gecombineerde organisatie heeft een sterkere onderhandelingspositie bij zorgverzekeraars. Dit maakt het mogelijk om betere afspraken te maken over vergoedingen en zorgtarieven. Zo ook over een mogelijk nieuwe betaaltitel VVT. De gesprekken hierover staat gepland voor medio 2024. Dit komt uiteindelijk ten goede komt aan de zorgkwaliteit en beschikbaarheid van deze hoog specialistische zorg.
Uitdagingen
Twee teams vanuit verschillende organisaties samenvoegen betekent wel dat je ook twee organisatieculturen samenvoegt. Ondanks dat VTT Rijnmond medewerkers mee heeft genomen in het veranderproces, haakten er toch medewerkers af. Medewerkers blijven betrekken, een heldere tijdsplanning en gedurende het proces blijven communiceren is dus heel belangrijk.
Een ander leerpunt is dat een goede planning het halve werk is. Medewerkers hadden in het geval van VTT Rijnmond soms het idee dat ‘het er toch niet van kwam’ en wisten pas vlak voor de realisatie wanneer de start zou zijn en wat het precies inhield.
Dat medewerkers afhaken is een bekend fenomeen als het gaat om verandering. Dat is vervelend, maar kan ook gezien worden als mogelijkheid om verder te bouwen met elkaar. Als een medewerker niet mee wil in de transitie of innovatie, moet daar ook de ruimte voor zijn.
Innovatieve aanpak
VTT Rijnmond is een innovatief voorbeeld van hoe samenwerking en efficiëntie hand in hand kunnen gaan in de zorgsector. Door de krachten te bundelen, kunnen Aafje en Laurens inspelen op de toenemende vraag naar ziekenhuisverplaatste zorg en een sterke partner zijn voor ziekenhuizen en zorgverzekeraars. Dit initiatief leidt uiteindelijk leidt tot een duurzamere en effectievere zorgsector.
Meer lezen?
- Skipr: Laurens en Aafje vormen technisch zorgteam VTT Rijnmond
- Laurens: Laurens en Aafje slaan brug voor beste thuiszorg
- Aafje: Aafje en Laurens bundelen krachten voor optimale thuiszorg
