Tien Zeeuwse ouderenorganisaties werken in het programma Zorg in Balans samen aan het terugdringen van de regeldruk. Dit doen ze met de Bullshit antenne; alert zijn op overbodige regels en deze vervolgens schrappen, vereenvoudigen en voorkomen. De trechter van verdunning helpt daarbij:
Het behouden van zorgpersoneel staat centraal, evenals het loslaten van overbodige processen om het werk écht leuker te maken. De focus ligt op het ontregelen: verminderen van regeldruk om meer tijd en aandacht voor de cliënt of patiënt mogelijk te maken en een betere balans tussen werklast en werkplezier te creëren voor de zorgmedewerkers. Minder regels leiden daarnaast tot meer vertrouwen in de eigen professionaliteit.
De geboorte van het Zeeuws Ontregellab
De bestuurders van het samenwerkingsverband zien ontregelen als een belangrijke oplossing voor het behoud van personeel, en daarmee voor het tekort aan zorgprofessionals. Ze hebben dit structureel onderdeel gemaakt van hun gezamenlijke doelen. Hun visie: er moest een Zeeuws Ontregellab komen waarin hun organisaties samen werken aan het ontregelen van de Zeeuwse zorg. Om de ontregelaars vliegend van start te laten gaan met het Ontregellab, zijn ze in een denktraject begeleid door De Argumentenfabriek. De deelnemers volgden eerst de training ‘Ontregelaar in de zorg’, waar ze leerden hoe ze zelfstandig kunnen ontregelen in hun eigen organisatie. Vervolgens hebben ze nagedacht over welke doelen zij met het Ontregellab willen bereiken. Van het hoogste doel, meer werkplezier en meer tijd voor de cliënt, tot hele concrete doelen als: ‘We delen met elkaar welke ontregelprojecten er lopen’. De volgende stap was nadenken over de acties die nodig zijn om de doelen van het Ontregellab te realiseren. Tot slot: Welke rollen gaan de ontregelaars vervullen om deze acties uit te voeren en hoe willen ze in de praktijk met elkaar samenwerken?
De doelen van het Zeeuws Ontregellab
Het uiteindelijke doel is dat medewerkers een bullshit antenne ontwikkelen om regels te schrappen en daarnaast ook te voorkomen dat er weer nieuwe regels ontstaan.
De doelen van het ontregellab zijn te verdelen onder 3 noemers:
1. Netwerk
- Het Ontregellab verbindt mensen en organisaties die willen ontregelen. Niet alleen binnen de eigen organisatie, maar regionaal.
- Het Ontregellab is hét aanspreekpunt voor kennis en advies over ontregelen in Zeeland
- Het delen van tools en ontregelplannen in het netwerk
- Gezamenlijk een [ont]regelbeurs organiseren
2. Bewustwording
- Het Ontregellab maakt zorgprofessionals en bestuurders bewust van het belang van ontregelen door het ontwikkelen van de bullshit antenne
3. Advies
- Het Ontregellab geeft advies bij ontregelprojecten
Gebruik maken van individuele kwaliteiten
Elke deelnemer aan het Ontregellab heeft zijn eigen kwaliteiten. Om deze zo goed mogelijk in te zetten, dachten deelnemers tijdens de voorbereidende bijeenkomsten na over de rollen waaruit het Ontregellab bestaat en wie deze rollen vervult. Het zelf bedenken en kiezen van de rollen draagt bij aan het enthousiasme van de individuele deelnemers om aan de slag te gaan met diens rol.
Door bij de verdeling van de rollen gebruik te maken van een ‘buddy systeem’, waarbij steeds twee of meer mensen een rol vervullen, is er altijd de mogelijkheid voor onderling overleg. Daarnaast kan één persoon de ander vervangen bij afwezigheid.
Samen werken, samen ontwikkelen
Na het verdelen van de rollen is het tijd om in actie te komen. Ontregelaars werken hierbij intensief samen met mensen uit verschillende organisaties. Dat helpt om van elkaar te leren en de ontregelacties te vertalen naar de context van de eigen organisaties. Daarbij is het belangrijk om elkaar op de hoogte te houden van ondernomen acties en zicht te houden op het realiseren van doelen. Zo voorkom je meteen dat het wiel niet twee keer hoeft te worden uitgevonden én kunnen ontregeltools breed worden gedeeld.
Intensief samenwerken en elkaar betrekken zorgt ervoor dat de energie hoog blijft binnen de groep zonder in de waan van de dag het Ontregellab uit het oog te verliezen.
De ontregelaars spraken af om elke zes weken fysiek bij elkaar te komen en elkaars vorderingen ondertussen digitaal te volgen, waaronder in een appgroep. Met hun ‘buddy’ die dezelfde rol vervult spreken ze vaker af. Een succesvol besluit van de deelnemers was het rouleren van de vergaderlocatie. Het ‘in de keuken kijken’ bij elkaars zorgorganisaties werd zeer gewaardeerd.
Tips en aanbevelingen
Het was pionieren, het oprichten van een Ontregellab. Veel ging goed, maar er zijn ook leermomenten geweest. Deze zijn terug te leiden naar vier deelgebieden:
- Deelnemers
- Zorg dat de deelnemers goede ontregelvaardigheden hebben, zoals met de training Ontregelaar in de zorg.
- Zorg dat de deelnemers vanuit intrinsieke motivatie kunnen kiezen voor deelname aan het Ontregellab.
- Maak een duidelijke rolverdeling tussen de deelnemers en laat hen de rol kiezen die ze leuk vinden.
- Bestuur
- Richt het Ontregellab op in samenwerking met andere zorgorganisaties.
- Zorg ervoor dat bestuurders van zorgorganisaties het belang inzien van het oprichten van een Ontregellab.
- Stel een projectleider aan die namens de bestuurders het Ontregellab realiseert.
- Houd de verschillende hoofden van afdelingen en het bestuur op de hoogte van de vorderingen van het Ontregellab.
- Logistiek
- Zorg voor een digitale omgeving waarin de deelnemers gemakkelijk kunnen overleggen en documenten delen.
- Rouleer de vergaderlocaties van het Ontregellab, zodat je ‘bij elkaar over de vloer komt’.
- Strategie
- Neem ruim de tijd om in de opstartfase samen na te denken over de strategie, doelen en werkwijze van het Ontregellab.
- Formuleer concrete en haalbare acties waarmee je de doelen wilt bereiken en maak een tijdsplanning.
- Benoem een deelnemer tot ‘kritische vriend’ om de andere deelnemers scherp te houden op het behalen van de doelen.
Meer weten?
- Viazorg: Zeeuws Ontregellab
- Viazorg: Zeeuwse ouderenorganisaties slaan handen ineen om de zorg te ontregelen