In de wijkverpleging komt veel administratie kijken bij het opstarten van zorg en het verpleegkundig proces. Wijkverpleegkundigen ervaren daardoor een verhoogde werkdruk en minder werkplezier. Thuiszorg West-Brabant (TWB) ontwikkelde daarom samen met Startzorg een digitaal platform. Daarmee wordt het werkproces van de wijkverpleegkundigen optimaal ondersteund en worden zij ontlast in hun dagelijkse werk.
Een applicatie die daadwerkelijk ontlast
Sinds het voorjaar van 2024 werken TWB en Startzorg samen aan de ontwikkeling van dit platform. Uit interviews met wijkverpleegkundigen kwamen belangrijke kansen en uitdagingen naar voren die de basis van de aanpak vormden. In 4 maanden tijd ontwikkelden TWB en Startzorg een eerste versie voor een platform waarin zorgprofessionals samen met de cliënt de hulpvraag snel inzichtelijk kunnen maken. Deze versie is met het kernteam getest en geoptimaliseerd op basis van feedback van de gebruikers. De expertise van wijkverpleegkundigen staat steeds centraal. Dit resulteerde in een platform dat perfect aansluit op de praktijk en daadwerkelijk de administratie vermindert.
De basis voor een goede samenwerking
Startzorg faciliteert een digitale (voorbereidende) intake vragenlijst voor de cliënt, en ondersteunt wijkverpleegkundige in alle stappen van het verpleegkundig proces. Van anamnese tot doorvertaling naar diagnoses, doelen en passende interventies. Vervolgens wordt dit vertaald naar een ondersteuningsplan voor het hele netwerk. Dit legt de basis voor een goede samenwerking tussen cliënt, mantelzorger en zorgprofessional.
Minder administratielast
Inmiddels werken de meeste wijkverpleegkundigen met Startzorg voor het opstarten van de zorg bij nieuwe cliënten. Daarbij worden de cliënten gevraagd om hun intake digitaal voor te bereiden en wordt informatie opgehaald uit bestaande systemen. Hierdoor is de wijkverpleegkundige tijdens het intakegesprek minder tijd kwijt met het uitvragen en vastleggen van informatie en krijgt de cliënt meer inzicht in zijn of haar situatie. En is er meer ruimte om dieper in te gaan op de hulpvraag van de cliënt. Het zorgplan wordt automatisch opgenomen in het bestaande zorgdossier. Cliënten, mantelzorgers en het verpleegkundig team kunnen daar ook terugvinden wat er van hen verwacht wordt.
Implementatie
TWB werkt in zogenoemde ontwikkelsprints van drie weken om Startzorg te introduceren en implementeren in de organisatie. Door die agile werkwijze, waarin steeds kleine stappen naar het doel worden gezet, worden stap voor stap nieuwe onderdelen ontwikkeld, getest en gepresenteerd via een demo. Deze aanpak zorgde voor enthousiasme en motivatie om door te ontwikkelen. Het platform groeit en verbetert steeds verder en door co-creatie voelen gebruikers zich echt gehoord. In het voorjaar van 2024 begonnen 6 wijkverpleegkundigen met de nieuwe manier van werken. Na steeds verdere verbetering, aanscherping en opschaling zijn dat er intussen 150.
Zorginnovatie zorgt voor impact op de werkvloer
Platform Startzorg is in co-creatie ontwikkeld voor en door medewerkers. Zij stonden en staan écht centraal. Startzorg is zo ontwikkeld dat het bij TWB heeft geleid tot een sterk verbeterd digitaal werkproces dat echt aansluit bij de praktijk.
Andere impact op de werkvloer:
- 95% van alle de cliënten vult de intake vragenlijst helemaal in. Dit scheelt veel administratie voor de wijkverpleegkundige van TWB.
- Wijkverpleegkundigen ervaren een meer verdiepend en cliëntgericht intakegesprek.
- Wijkverpleegkundigen zijn 50% minder tijd kwijt aan het opstarten van zorg bij nieuwe cliënten en vastleggen van informatie.
- Gestructureerde vastlegging zorgt voor kwalitatieve data, waarmee zorginzet ook geëvalueerd en verbeterd kan worden.
Een van de strategische pijlers van TWB is aantrekkelijk werkgeverschap. Platform Startzorg en het efficiënter maken van het werkproces van medewerkers dragen daar direct aan bij.
Startzorg gelooft in een basis set van data. Als je start met spraakgestuurd rapporteren en andere AI-tools, dan levert dit allerlei data op. Ook data die voorheen niet werden geregistreerd. Startzorg wil eerst naar de basis van wat je noodzakelijkerwijs wilt registreren en daarná kan AI de data op vele manieren benutten.
Toekomstbestendige zorg
De nieuwe manier van werken sluit goed aan bij de visie van TWB om de zorg toekomstbestendig te houden. Met de Startzorg intake streeft TWB naar minimale administratieve lasten voor medewerkers, zodat zij meer tijd hebben voor de cliënt. Dit levert concrete voordelen op:
- Passende zorg en verbeterde samenwerking
Platform Startzorg vormt de basis voor de inzet van het gehele netwerk rondom de cliënt. Hierdoor kunnen zorgprofessionals en betrokkenen beter samenwerken, wat leidt tot meer passende zorg voor cliënten. - Meer tijd voor preventie
Door de vermindering van administratieve taken kunnen zorgprofessionals meer tijd besteden aan de cliënt. Dit creëert ruimte om aandacht te geven aan preventie en vroegsignalering, wat helpt om problemen in een vroeg stadium aan te pakken en de algehele zorg te verbeteren. - Verbeterde coördinatie van zorg
Regiehouders krijgen dankzij deze werkwijze meer tijd om zich te richten op hun kerntaken: regie houden en het coördineren van zorg. Dit verhoogt de efficiëntie en zorgt ervoor dat cliënten de juiste zorg op het juiste moment ontvangen.
TWB onderzoekt momenteel hoe ze met Startzorg kunnen aansluiten op sociaal werk en andere partijen in de wijk. Intern worden binnenkort ook plannen en roosteren aangesloten.
Tips voor succesvolle innovatie
Innoveren moet je ‘gewoon’ doen. Maar, geeft TWB als tip: start klein en werk in stappen. Werk samen met een klein kernteam en bouw in kleine, continue stappen naar een groter doel. Dit maakt het proces flexibel en beheersbaar. Andere tips:
- Betrek gebruikers via co-creatie: Verzamel voortdurend feedback van gebruikers en optimaliseer op basis van praktijkervaringen. Dit zorgt ervoor dat de ontwikkeling blijft aansluiten bij de dagelijkse praktijk.
- Communiceer effectief: Stel een duidelijk communicatieplan op om de hele organisatie te informeren en te betrekken bij de ontwikkelingen. Dit creëert draagvlak en betrokkenheid bij het traject. Iets dat zeker nodig is om bijvoorbeeld medewerkers die het liefst vasthouden aan de oude werkwijze mee te krijgen.
- Reserveer structureel tijd om te reflecteren op de afgelopen periode. Dit helpt om bij te sturen en te optimaliseren.
- Platform Startzorg is geschikt om snel mee aan de slag te gaan. Je kan klein beginnen en het initiatief laten groeien naast je bestaande systemen. De cliënt-intakevragenlijst die nu beschikbaar is, kan worden ingezet voor de meest voorkomende hulpvragen. Door samenwerking met de zorg sluit het platform naadloos aan op het bestaande verpleegkundige proces. Het is mogelijk om Startzorg als team (pilot) te testen en te ervaren hoe het opstarten van zorg eenvoudiger kan.
Meer weten?
- [Ont]regel de Zorg: TWB halveert administratieve last rond opstarten zorg met slimme intake tool
- Film: Startzorg
- Webinar tijdens de Slimme Zorg Estafette: Minder administratie, meer tijd voor zorg: samenwerking Thuiszorg West Brabant (TWB) en Startzorg